Primul punct: organizare eficientă

 

Ştiinţa reprezintă cunoaştere organizată. Înţelepciunea reprezintă viaţa organizată.” (Emmanuel Kant)

De ce avem nevoie de organizare, un lucru atât de prozaic la prima vedere? Păi tocmai pentru a ne îndeplini, în cele din urmă, visele…

 

The big picture

Am vorbit adeseori, în noua noastră carte, ”Mai mult decât un avocat”, despre avocatură ca business, precum şi despre nevoia noastră, a profesioniştilor din acest domeniu, să ne informăm, să ne instruim în acest sens, pentru a face faţă unei pieţe concurenţiale. Iată că şi în această fază, a organizării activităţii noastre zilnice, acest tip de expertiză se poate dovedi utilă. Fie că ai un birou personal de avocatură, fie că faci parte dintr-o asociaţie de avocaţi ori că ai deschis o firmă de avocatură care, în timp, a adunat o echipă de mai mulţi angajaţi (avocaţi sau nu), vei constata că primul pas în această organizare e raportarea la imaginea de ansamblu. Ori, în limbaj mai tehnic, la elemente de management strategic:

  • Viziune: cum îmi propun să mă poziţionez pe piaţa avocaturii? Unde vreau să ajung cu firma mea? Atenţie: o viziune bine articulată asigură firmei tale de avocatură continuitate şi stabilitate în timp!
  • Misiune: cum îmi propun să materializez imaginea ideală a firmei mele de avocatură formulată în viziunea de mai sus?
  • Valori: la ce ne raportăm atunci când ne formulăm viziunea şi ne stabilim misiunea, obiectivele şi strategiile de a le atinge? Valorile sunt o altă constantă, un standard la care e bine să ne asigurăm că aderă, în mod liber consimţit, toţi angajaţii noştri.
  • Obiective: ce ne propunem pe termen scurt şi mediu? Ce strategii vom aplica?

 

Desigur, atunci când ne apucăm să ne organizăm mai eficient activitatea zilnică, e de dorit să avem deja formulate toate elementele de mai sus. Tot ce avem de făcut este să ne raportăm la ele. Următoarea întrebare esenţială este aceasta: CE am de organizat?

1. Timpul,

2. Portofoliul de clienţi,

3. Speţele,

4. Echipa (dacă este vorba despre o firmă mai mare),

5. Strategiile de marketing (offline şi online).

 

1. Timpul. În esenţă, pentru un avocat, time is money. Ceea ce „vindem”, de fapt, se raportează la factorul timp: oferim consultanţă şi reprezentare juridică pe care le contorizăm în ore taxabile. Dincolo de pontaj, însă, e preferabil să ne programăm întregul orar al unei zile de lucru. Şi, cum ziua bună se cunoaşte de dimineaţă, îţi sugerăm să acorzi măcar 15 minute în fiecare dimineaţă pentru a face un bilanţ al sarcinilor rămase neîndeplinite şi al sarcinilor pentru ziua respectivă:

a) - fă o listă.

b) - stabileşte priorităţile şi urgenţele zilei.

c) - încearcă să programezi în prima parte a zilei acele sarcini care ţi se par foarte complicate sau care îţi sunt mai neplăcute.

d) - stabileşte o modalitate prin care te vei recompensa după ducerea la îndeplinire a acestei sarcini complexe sau a celei neplăcute. Asta te va motiva o dată în plus.

e) - pentru o mai bună organizare, poţi stabili 2-3 zile pe săptămână în care să aloci câteva ore pentru rezolvarea unor probleme precum: conceperea şi redactarea unor documente importante, pregătirea proceselor, gestionărea chitanţelor sau a documentelor necesare plăţii taxelor şi impozitelor firmei tale de avocatură.

 

2. Portofoliul de clienţi

Ei bine da, munca avocatului constă, astăzi, şi în atragerea de clienţi şi fidelizarea lor. Desigur, nu suntem oameni de vânzări, însă câteva cunoştinţe din acest domeniu nu strică nici unui profesionist al cărui succes depinde şi de numărul de clienţi. 

Am vorbit în detaliu, atât în cartea „Mai mult decât un avocat”, cât şi în seminariile din cadrul programului Lawyer Coaching, despre gestionarea relaţiei de comunicare cu clienţii noştri. Când vine vorba de organizare, îţi recomandăm să concepi nişte proceduri, un protocol de comunicare şi să îl respecţi pe cât posibil. Asta dacă nu vrei să te trezeşti că până şi viaţa ta privată e invadată de apelurile şi întâlnirile cu clienţii. Odată ce ţi-ai conceput un protocol de comunicare, e bine să îl prezinţi noilor tăi clienţi încă de la prima întâlnire. Trimite-l pe e-mail, printează un exemplar şi asigură-te că îl iau cu ei. Tu vei stabili care sunt momentele predilecte pentru a primi un telefon, care este orizontul de timp în care va trebui să răspunzi clientului, fie personal, fie prin angajaţii tăi. Convorbirile telefonice se taxează, însă pur şi simplu nu este productiv nici pentru avocat să îşi risipească timpul şi energia în lungi apeluri nu tocfmai importante. De tine depinde să stabileşti procedura întâlnirilor ulterioare: întotdeauna pe bază de programare, cu o doză logică de toleranţă pentru urgenţe. Clienţi dificili? Cu toţii am avut. E bine, de aceea, să ne selectăm cu atenţie clientela sau să ne protejăm cu un set de proceduri clare şi să fim fermi.

 

3. Speţele

Uneori nu ştii cum să te ocupi de toate în acelaşi timp, alteori sunt puţine şi ai mai mult timp liber la dispoziţie. Oricum ar fi, e de preferat să ţii o evidenţă clară a dosarelor şi să ai acces rapid la fiecare în parte. Investeşte în mobilier de birou eficient pentru depozitare şi organizare. După ce treci de faza de început şi începi să ai tot mai multe cazuri, e de preferat să ai măcar o persoană pe post de assistant manager. În cazul în care firma ta are mai mulţi angajaţi, e de dorit ca fiecare să cunoască sistemul de stocare şi gestionare ale informaţiilor în firmă. Pentru o eficienţă crescută, poţi apela la un software conceput special pentru firmele de avocatură sau pur şi simplu unul de project management (https://godfl.com/blogs/blog/pune-tehnologia-sa-lucreze-pentru-tine).

 

4. Echipa

Cercetările au relevat faptul că vizitatorii online ai site-urilor firmelor de avocatură intră în primul rând pe pagina de prezentare a avocaţilor care activează acolo. Dacă ai o firmă unde lucrează mai mulţi avocaţi, e foarte important să ştii să îţi organizezi echipa, să ştii să detectezi personalităţile cu temperament de lider, să înţelegi repede ce tip de sarcini poţi da şi cui. Să pui accent pe competenţele fiecăruia în parte, să investeşti în formarea profesională continuă dar şi în dezvoltarea personală a echipei tale. În avocatură, firma ta înseamnă, în primul rând, oamenii cu care lucrezi, avocaţii care se pun în slujba intereselor de natură juridică ale clienţilor voştri.

 

5. Strategiile de marketing (offline şi online)

Vindem servicii de consultanţă, asistenţă şi reprezentare juridică. Avem nevoie, aşadar, de strategii pentru a ne promova serviciile. Iar boom-ul tehnologic al ultimilor ani ne obligă să ne construim şi o prezenţă online de notorietate. Află mai multe despre acest subiect tot aici, pe blogul nostru: https://godfl.com/blogs/blog/recomandari-pentru-o-prezenta-online-de-succes-a-biroului-tau-de-avocatura.Vei constata, din cele scrise deja, cât de mult contează, şi aici, spiritul organizatoric, ordinea şi consecvenţa. Poţi căpăta vizibilitate cu o investiţie nu foarte consistentă, însă notorietatea e ceva mai greu de câştigat şi se referă la capacitatea de a construi un brand de renume.

 

Ca o concluzie, se pare că demersul de organizare a activităţii unui avocat e construit pe mici tranşe de timp care aduc îndeplinirea cu succes a fiecărei sarcini din programul unei zile obişnuite. Totodată, e un efort pe termen lung dacă ţi-ai propus să construieşti ceva care să reziste probei timpului. De aceea, credem că e nevoie de noi perspective, de noi abordări, e nevoie să încercăm să fim mai mult decât avocaţi, să fim Avocaţi Diferiţi… Mult succes!