La ce te ajută un soft pentru avocaţi? Dacă vei avea inteligenţa, priceperea sau

norocul de a alege un program de management pentru avocaţi eficient, prietenos, uşor accesibil, uşor de conectat cu alte programe sau aplicaţii, vei reuşi să îţi poziţionezi afacerea pe calea unei dezvoltări sănătoase, pe termen lung. Un software bun te va ajuta să fii mai organizat, mai eficient, mai prompt şi, mai ales, îţi va scuti mult din timpul pe care îl acordai gestionării documentelor de orice fel. În cazul în care ai mai mulţi asociaţi şi colaboratori, un astfel de program va reuşi să creeze o viziune unitară în materie de management al afacerii tale din domeniul juridic. Totodată, va reuşi să creeze premisele unei comunicări eficiente, construite pe o bază comună.

Ce oferă aceste programe în general?

  • Posibilitatea de a avea control asupra pontajului, prin înregistrarea orelor facturabile şi accesul permanent la situaţia acestora pe o anume perioadă de timp.
  • Îţi va fi mai uşor să emiţi facturi şi să le trimiţi clienţilor tăi.
  • Instrumentele potrivite pentru un management eficient al bugetului, al contractelor, al portofoliului de clienţi, al corespondenţei.
  • Gestionarea computerizată a dosarelor clienţilor tăi.
  • Instrumente care te ajută în contabilitate (facturi, încasări, salarii şi concedii ale angajaţilor etc.).
  • Generarea de documente pe care le poţi uşor personaliza.
  • Mobilitate. Accesul permanent la conţinutul documentelor tale de orice fel. Practic, totul se află la un click distanţă, oriunde te-ai afla.

 

Cum alegi un software de management pentru business-ul tău din domeniul

juridic?

  1. Defineşte-ţi obiectivele. Opinia cea mai răspândită e aceea că un program de software management trebuie să prezinte opţiuni cât mai variate. Totuşi, dacă ne gândim bine, cel mai logic e să facem o analiză a obiectivelor de dezvoltare pe care ni le-am propus. Dacă firma de avocatură pe care o conduci se află la început de drum, ar fi indicat să iei în calcul posibilitatea de a atrage, pe termen lung, şi alţi parteneri sau colaboratori. Care este modelul tău de business, care este planul tău de dezvoltare a afacerii? Ce urmăreşti pe termen scurt şi care sunt ţintele tale profesionale pe termen lung? Toate aceste aspecte determină alegeri diferite în ceea ce priveşte caracteristicile programului pe care îl vom alege. Vei colabora de la distanţă cu alţi avocaţi sau veţi împărţi biroul cu ei? Răspunsul e important, pentru că nevoile firmei tale vor fi diferite în situaţii deiferite. 

2. Documentează-te şi întreprinde o cercetare a pieţei pe cont propriu. La modul ideal, achiziţionarea software-ului potrivit pentru managementul eficient al biroului tău de avocatură nu e o decizie pe care să o laşi la latitudinea celor care oferă aceste produse. Nu ţi se cere să devii expert peste noapte, dar ar fi de preferat să fii cât de cât familiarizat cu tehnologia şi să ai o idee despre tendinţele pieţei în acest sens.

Se estimează că firmele de avocatură achiziţionează acest tip de programe pentru a le utiliza pe termen mediu sau lung, cu o medie de 5 până la 10 ani sau chiar mai mult. De aceea e bine să te gândeşti unde vei fi peste zece ani, care e viziunea ta asupra dezvoltării firmei tale de avocatură în acest răstimp.

Ce servicii îmi oferă furnizorul acestui produs şi pe ce perioadă? Cât timp voi beneficia de consultanţă din partea lui? În ce măsură mă pot baza pe o colaborare pe termen lung cu el? Cât de dispus este să răspundă în primul rând nevoilor firmei mele de avocatură şi abia apoi intereselor sale personale?

3. Criterii sine qua non. Spuneam, mai sus, că un bun consultant va şti să îţi prezinte un produs calibrat după nevoile specifice firmei tale. Totuşi, acelaşi consultant îţi va spune că e bine să urmăreşti, în orice ofertă de acest tip, câteva puncte-cheie, un corp comun de criterii de la care să pornească orice personalizare a produsului. Iată câteva dintre acestea:

  • Protocoale de securitate software (criptare, standarde, audit). Iată un aspect foarte important, pe care clasicile convorbiri telefonice nu îl acoperă, aşa cum nici comunicarea pe canalele online de largă răspândire nu oferă garanţii de confidenţialitate deplină. Ar fi de preferat să întrebi furnizorul în legătură cu tehnologiile de criptare folosite, cu momentul în care se va face criptarea, cu mediul în care vor fi stocate informaţiile despre clienţii tăi, dacă există posibilităţi de back-up al acestor informaţii.
  • Acces de pe dispozitivele mobile.
  • Un design de calitate, o interfaţă prietenoasă, uşor de înţeles şi de utilizat (în cele mai multe cazuri, programul va fi folosit de către mai multe persoane).
  • Un pachet care să cuprindă servicii de consultanţă, mentenanţă şi, eventual, up-gradare a produsului. În SUA, avocaţii pot consulta “The 2017 Solo and Small Firm Legal Technology Guide”. Cei trei autori (John Simek, Michael Maschke şi Sharon D. Nelson) recomandă up-gradarea tehnologiei o dată la trei, cel mult patru ani, pentru a evita costurile mari pe care o întârziere le-ar presupune. 
  • Credibilitatea şi seriozitatea furnizorului. În esenţă, dificil de cuantificat. Totuşi, un portofoliu de clienţi consistent şi o prezenţă pe piaţă bine definită şi de lungă durată ar trebui, în mod normal, să constituie o garanţie că cei de la care ai cumpărat produsul vor fi alături de tine pe parcursul a câţiva ani.
  • Deschiderea programului către utilizarea de software conex. Un sistem închis, fără posibilitatea de conectare cu alte tipuri de programe nu va face, pe termen lung, decât să îţi încurce activitatea.
  • Care este preţul pe care îl voi plăti acum şi care este estimarea eventualelor costuri ulterioare (consultanţă, service, up-gradări)?

4.Testează şi apoi achiziţionează! E vorba de firma ta, de business-ul tău. Nu eşti

obligat să crezi pe nimeni pe cuvânt. De obicei, furnizorul unui astfel de produs oferă o variantă demo sau o perioadă de free trial. Profită de acestea şi cere toate informaţiile care ţi se par necesare.

 

Tu ai optat deja pentru un software pentru avocaţi? Cât de mult apreciezi că te-a ajutat în activitatea ta? Ce ai recomanda colegilor tăi avocaţi interesaţi de acest tip de produs: ce condiţii de neevitat ar trebui să îndeplinească acest program?